Bij het aanvragen, inzetten en behouden van subsidies komt veel kijken. U moet voldoen aan eisen, wetgeving en administratie- en rapportageverplichtingen van de subsidieverstrekker. Het wordt complex bij grotere (samenwerkings)projecten, Europese subsidietrajecten of wanneer u een groot subsidieportfolio heeft. Daarom bieden onze Financieel Consultants ondersteuning door middel van Financieel Advies en EU compliance. Zij helpen u bij financiële aspecten en regelgeving (compliance) van alle subsidietrajecten binnen uw organisatie.

Onze Financieel Consultants helpen u met…

……het inrichten van de subsidie-administratie

Een subsidieadministratie bijhouden kan complex zijn, met name als uw organisatie gebruik maakt van verschillende subsidies. Van alle subsidieprojecten moet veel informatie worden bijgehouden zoals relevante activiteiten en alle kosten die gemaakt worden. Bovendien stelt de subsidieverstrekker daarbij veel specifieke eisen aan de wijze waarop u administreert die niet altijd aansluiten op de inrichting van uw eigen administratieve organisatie/interne controle (AO/IC). Onze Financieel Consultants helpen u bij het in orde maken van uw eigen subsidie-administratie/ AO/IC voordat u begint met uw subsidieproject.

…het in orde maken van uw lopende subsidieadministratie (administratieve organisatie/interne control(AO/IC) middels een pre-audit

Is uw organisatie bezig met de uitvoering van een subsidieproject? En voldoet uw projectadministratie en uw administratieve organisatie/interne controle (AO/IC) aan de administratieve voorwaarden die door de subsidieverstrekker zijn vastgesteld? Onze Financieel Consultants kunnen een pre-audit bij u uitvoeren om uw AO/IC en projectadministratie te controleren en te toetsen op de wetgeving, en we dragen daarbij verbeterpunten aan.

…Grant agreement voorbereidingen

Heeft u van een subsidieverstrekker uit Brussel een positieve beoordeling op uw aanvraag gekregen? Dan starten nu de Grant Agreement onderhandelingen. In de Grant Agreement worden de details van het project opgenomen: de looptijd, het subsidiebedrag, projectinhoudelijke zaken, rapportagemomenten, tussentijdse betalingsverzoeken en de eindafrekening. Deze onderhandelingen zijn tijdrovend en het proces dient nauwkeurig te verlopen. De Grant Agreement is een formeel document en deze mag niet zondermeer ‘opengebroken’ worden. Alle activiteiten dienen conform afspraak uitgevoerd te worden. Afwijken van de Grant Agreement is niet toegestaan, tenzij u hiervoor een wijzigingsverzoek indient bij de subsidieverstrekker.

…het opstellen en indienen van een wijzigingsverzoek (Amendment Request)

Europese subsidieprojecten hebben vaak een looptijd van meerdere jaren. Tijdens die periode kunnen zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Omstandigheden waardoor u moet afwijken van de afgesproken details in de Grant Agreement. In die gevallen moet u formeel uw wijzigingen kenbaar maken in Brussel via een wijzigingsverzoek, in het Engels een Amendment Request genoemd. In zo’n wijzigingsverzoek worden alle wijzigingen ten opzichte van de Grant Agreement benoemd. Dat kunnen inhoudelijke wijzigingen zijn, maar kan ook met de planning of begroting te maken hebben. Wijzigingen dienen tot in detail besproken te worden met de Project Officer en vervolgens vastgelegd te worden. Onze Financieel Consultants ondersteunen u tijdens de uitvoering van dit proces.

…het voorbereiden en opstellen van voortgangs- en eindrapportages

In de Grant Agreement heeft u afspraken gemaakt over het rapporteren van de inhoudelijke en financiële voortgang van het subsidieproject en op welke moment u moet rapporteren. De voortgangsrapportages van Europese subsidietrajecten moeten voldoen aan hoge eisen, die tot in detail beschrijven hoe het project ervoor staat. Onze Financieel Consultants ondersteunen u bij het opstellen van deze voortgangsrapportages.

Als uw subsidieproject is afgerond, moet de eindrapportage opgesteld worden. Dit proces is vergelijkbaar met dat van de voorgangsrapportage met de kanttekening dat in vrijwel alle gevallen een controle door en verklaring van de accountant nodig zijn.

…het verkrijgen van een controleverklaring van de accountant

Uiteindelijk wordt elk subsidietraject, groot of klein, afgerond. Op zo’n moment kan een controleverklaring van de accountant nodig zijn. Of u bij de afronding van uw subsidieproject een controleverklaring nodig heeft, hangt af van de subsidieregeling en de hoogte van de subsidie. Het opstellen van een controleverklaring is een tijdsintensief traject waarbij de accountant zich dient te houden aan het vastgestelde controle-protocol van de subsidieverstrekker. Hezelburcht is bekend met de controlle-protocollen en de documentatie die verstrekt dient te worden voor de controleverklaring. Zo kunt u zich richten op de eigen bedrijfsvoering en zorgen onze Financieel Consultants er samen met de accountant voor dat de subsidie definitief wordt vastgesteld.

…aanbestedingsprocedures en het waarborgen van marktconformiteit

Voor centrale en decentrale overheden, publiekrechtelijke instellingen en speciale sectorbedrijven geldt dat zij binnen subsidieprojecten dienen aan te besteden als de kosten de geldende drempelwaardes overstijgen. Hoewel deze partijen veelal een aparte aanbestedingsafdeling hebben blijft het proces van aanbesteden moeilijk en tijdrovend. Partijen die bij de uitvoering van een subsidietraject dienen aan te besteden, worden vaak nog met extra aandachtspunten geconfronteerd. Een organisatie die hieraan niet voldoet, zal geen maximale subsidie kunnen claimen. De aanbestedingsprocedure vormt de basis voor de projectenkosten. Dit schetst dan ook het belang van een goed uitgevoerde aanbestedingsprocedure. Ook als uw organisatie geen aanbestedingsplicht heeft, dient u binnen een subsidieproject – als de kosten de vastgestelde drempelbedragen overschrijden – aan te tonen dat de kosten die u opvoert ook daadwerkelijk “marktconform” zijn. Eén van de voorwaarden bij subsidies is namelijk dat de kosten redelijk en gerechtvaardigd zijn.

Goede, heldere en inzichtelijke verslaglegging bij het aanbestedingsproces is uitermate belangrijk. Onze Financieel Consultants informeren en ondersteunen u dan ook graag over en bij de procedures rondom aanbestedingen en marktconformiteit.

…het analyseren van uw project op de Staatssteunregels en Vrijstellingsverordeningen

Bedrijven en andere organisaties krijgen soms staatssteun. In de vorm van subsidies bijvoorbeeld. Nationale of decentrale overheden kunnen ervoor kiezen om financiële steun te verlenen aan ondernemingen waardoor er een economisch voordeel ontstaat voor die ondernemingen. Hierdoor krijgen deze ondernemingen een voorsprong ten opzichte van (buitenlandse) ondernemingen die dat niet krijgen. De Europese Unie (EU) wil echter gelijke concurrentievoorwaarden scheppen voor alle ondernemingen in de interne markt en daarom geldt er een verbod op staatssteun. De EU biedt manieren om wel staatssteun te verlenen, die in lijn zijn met Europese wetgeving. Door staatssteun onder te brengen bij een aantal vrijstellingsverordeningen kan een overheid steun verlenen voor bepaalde doeleinden, zonder dat daarvoor formele aanmeldingsprocedures voor nodig zijn.

Het niet in lijn brengen van de staatssteun met de Europese vrijstellingsverordeningen heeft grote gevolgen voor uw subsidieproject. Het is dan ook raadzaam om, voordat u een subsidieproject start, een staatssteunanalyse uit te laten voeren. Onze Financieel Consultants helpen bij het bepalen of uw project “staatssteun-proof” is.

…het opstellen van Projectbegrotingen

Een fundamenteel onderdeel van uw subsidieaanvraag is de begroting. Deze vormt immers de basis voor de subsidie. Gedurende de looptijd van het subsidieproject kan een projectbegroting naar beneden worden bijgesteld, maar een verhoging van het budget is niet mogelijk, waardoor subsidie wordt misgelopen. Een optimale begroting is dan ook van cruciaal belang voor uw subsidieproject. Onze Financieel Consultants helpen u bij het bepalen van de subsidiabele kostencategorieën en bij het optimaliseren van uw projectbegroting.

…het trainen van uw medewerkers via workshop/trainingen

Onze Financieel Consultants kunnen bij u op locatie workshops/trainingen verzorgen over de financiële en inhoudelijke aspecten van uw subsidieprojecten. Bijvoorbeeld bij de aftrap van een subsidieproject, zodat alle betrokken medewerkers goed geïnformeerd zijn over de vereisten van de subsidieadministratie.

…het aanleveren van informatie bij steekproeven (Sampling)

Zodra u de vaststelling van uw project heeft ingediend gaat de controle aan de kant van de subsidieverstrekker van start. De subsidieverstrekker kan steekproefsgewijs bij u aankloppen om de juistheid van de subsidie-administratie te beoordelen. Onze Financieel Consultants weten hoe dit proces werkt. We voorzien u van de juiste informatie en we beoordelen de stukken voordat u de informatie naar de subsidieverstrekker verstuurt. Op deze manier verkleinen wij het risico dat u met verdere vragen vanuit de subsidieverstrekker wordt geconfronteerd.

…de optimalisatie van de WBSO

Heeft u een WBSO-beschikking ontvangen en blijft de realisatie achter bij uw verwachtingen of twijfelt u of u het volledige WBSO-potentieel in uw organisatie benut? Onze Financieel Consultants onderzoeken of de huidige situatie aansluit op de gewenste situatie. Door de organisatiestructuur, de bedrijfsprocessen en de CAPEX / OPEX te analyseren en door te bepalen welke functies er zijn, kan Hezelburcht u adviseren over het aantal aan te vragen S&O-uren en eventuele kosten/uitgaven. We bieden daarbij hulpmiddelen waarmee u de verantwoording van uw WBSO-project kunt monitoren en in goede banen kunt leiden.

…het optimaal combineren van WBSO en de Innovatiebox

Gebruikt u naast WBSO ook de Innovatiebox? Dan is het belangrijk om te weten dat de invulling van de WBSO bepalend is voor het voordeel dat u met de Innovatiebox genereert. Om het voordeel voor u zo optimaal mogelijk te laten zijn, richten onze specialisten de processen omtrent beide fiscale regelingen voor u in, zodat u bij de toepassing niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Hulp nodig van onze Financieel Consultants?

Onze ervaren Financieel Consultants bieden diverse ondersteunde werkzaamheden aan voor financiële en administratieve vragen rondom grootschalige samenwerkingsprojecten en Europese subsidieaanvragen. Voor een vrijblijvende kennismaking kunt u contact opnemen via info@hezelburcht.com of bel naar 088 495 20 00.

Neem contact op voor een kennismaking!