Een subsidie binnenhalen is één ding. Voldoen aan alle voorwaarden gedurende de looptijd van het project is minstens zo belangrijk en vaak complexer dan vooraf gedacht. Van urenregistratie en projectadministratie tot voortgangsrapportages en eindverantwoording: subsidieverstrekkers stellen strikte eisen, en afwijkingen kunnen leiden tot boetes of terugvordering. Onze Compliance Officers ondersteunen met Compliance & Subsidieadministratie, zodat subsidies niet alleen worden toegekend, maar ook daadwerkelijk behouden blijven.

Waarom compliance bij subsidies aandacht vraagt

Subsidieregelingen zoals WBSO, DEI+, MIT, Eurostars, Horizon Europe en andere Europese en nationale programma’s kennen ieder hun eigen administratieve verplichtingen. Denk aan:

• Urenregistratie die aansluit op de eisen van de regeling
• Projectadministratie die controleerbaar en herleidbaar is
• Tussentijdse voortgangsrapportages richting de subsidieverstrekker
• Eindverantwoording en accountantscontrole
• Naleving van staatssteunregels en cumulatietoetsen

Veel organisaties onderschatten deze verplichtingen bij de aanvraag, waardoor er tijdens de uitvoering alsnog knelpunten ontstaan. Onvolledige of onjuiste administratie is een van de meest voorkomende redenen voor correcties achteraf.

Compliance & Subsidieadministratie: een brede administratieve dienstverlening

Of het nu om een WBSO controle gaat of om een audit van de rijksoverheid (Auditdienst Rijk ADR), wij ondersteunen u bij diverse activiteiten.

Advies inrichting administratie

De subsidieverstrekker stelt veelal specifieke eisen aan de wijze waarop u administreert, die niet altijd aansluiten op de inrichting van uw eigen AO/IC (administratieve organisatie/interne controle). Is uw AO/IC niet in orde? Dan helpen wij u door u te adviseren over de juiste inrichting.

Begeleiding tijdens de looptijd

We denken mee bij tussentijdse rapportages, wijzigingen in het project en vragen vanuit de subsidieverstrekker, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Risicosignalering

We signaleren tijdig wanneer een project dreigt af te wijken van de subsidievoorwaarden, zodat u kunt bijsturen voordat dit gevolgen heeft voor de subsidie.

Ondersteuning bij het maken van tussen- en eindrapportages

Bij de meeste subsidies boven de € 25.000 moet u middels een tussen- en eindrapportage verantwoorden bij de subsidieverstrekker. Net zoals bij het aanvragen van subsidie krijgt u te maken met vastgestelde procedures, formulieren en deadlines. Om kostbare tijd te besparen kunt u het gehele proces van de verantwoording bij Hezelburcht neerleggen.

Proefcontroles door onze Compliance Officers

Bij de WBSO, maar ook bij andere subsidies, moet u een projectadministratie bijhouden om de aard, inhoud en voortgang van uw projecten aan te tonen. Wilt u weten of uw administratie aan de verplichtingen voldoet? Onze Compliance Officers controleren uw uren-, project- en financiële administratie op fouten of tekortkomingen. Zij kunnen in het geval van de WBSO, indien van toepassing, ook de kosten/uitgaven administratie bekijken. Komt een subsidieverstrekker zoals RVO bij u op bezoek om de verstrekte subsidie te controleren? Afhankelijk van de zwaarte van het bezoek is op korte termijn een voorcontrole mogelijk. Wij helpen u daarnaast het bezoek zo goed mogelijk voor te bereiden om succesvol door te controle te komen.

Audits overheden

De Auditdienst Rijk (ADR) of een Europese auditdienst komen voornamelijk op bezoek om grote Europese- en nationale subsidieprojecten te controleren. Een bezoek van deze auditdiensten vergt een gedegen voorbereiding, waarbij kennis van de regeling waarop de controle betrekking heeft essentieel is. Voorafgaand aan de controle kijken we samen met u naar de administratie. Tijdens en na het gesprek begeleidt de Compliance Officer u bij het beantwoorden van de vragen vanuit de auditdienst.

Voor wie is Compliance & Subsidieadministratie relevant?

Compliance & Subsidieadministratie is relevant voor elke organisatie die subsidie ontvangt of gaat ontvangen: van mkb tot grote ondernemingen en kennisinstellingen, actief in alle sectoren. Juist bij meerjarige of internationale subsidietrajecten, zoals Horizon Europe of andere Europese programma’s, is deskundige administratieve begeleiding waardevol vanwege de complexiteit en veelheid aan rapportageverplichtingen.

Meer weten over Compliance & Subsidieadministratie?

Met jarenlange ervaring in subsidieadvies kent Hezelburcht niet alleen de aanvraagprocedures, maar ook de administratieve realiteit die daarna volgt. We vertalen complexe regelgeving naar heldere, werkbare processen, zodat u zich kunt richten op uw project: met de zekerheid dat de administratieve kant goed geregeld is. Graag lichten wij de dienstverlening met betrekking tot Compliance persoonlijk toe. Stuur een mail naar info@hezelburcht.com, bel naar 088 495 20 00 of vul het contactformulier in: