Tips voor een goede start met WBSO in 2021
Het einde van 2020 nadert. Veel bedrijven nemen de tijd om terug te blikken op het afgelopen jaar. Welke doelen zijn behaald? Hoe staat het bedrijf er op dit moment voor, en is dit waar we aan het begin van het jaar verwachtten dat we zouden zijn? Het is het moment om trots te zijn op wat er bereikt is, maar ook om te bepalen waar de ontwikkelpunten liggen voor 2021. Het is tijd om de nieuwe strategische doelen te concretiseren. Juist in tijden van crisis is het belangrijk om te blijven innoveren. En zoals bij eenieder bekend, worden innovatie en WBSO vaak in één adem genoemd.
Ook het kabinet beschouwt innovatie als een prioriteit. Zoals vermeld in het nieuwsbericht van collega Sjoerd Bongers, heeft het dan ook besloten om de eerste schijf van de WBSO tijdelijk te verhogen. Het tarief in de eerste schijf is van 32% naar 40% gestegen, en voor starters geldt zelfs een tarief van 50% ten opzichte van 40% van het voorgaande jaar. Dit betekent dat er nog meer voordeel verkregen wordt bij het ontwikkelen van nieuwe producten, productieprocessen, of programmatuur, of bij technisch-wetenschappelijk onderzoek. Een sterke innovatie-stimulans als je het ons vraagt!
Voor WBSO geldt: een goede voorbereiding is het halve werk! In dit artikel volgen vier voorbereidende tips om de WBSO-aanvraag op een efficiënte manier op te stellen, met maximaal rendement.
Neem contact op
Of bel direct naar: 088 495 20 00
Tip 1: betrek de juiste personen bij de aanvraag
Management
Wanneer het management de strategische doelstellingen voor het nieuwe jaar concretiseert, kan dit als basis dienen om de ontwikkeltrajecten van het aankomende jaar vorm te geven. Dit geeft direct inzicht in eventuele WBSO-waardige projecten.
R&D-medewerkers
Naast het management vormen ook de R&D-medewerkers een belangrijke bron van informatie. Zij weten als geen ander welke technische knelpunten er mogelijk bij het project komen kijken, en kunnen vaak een accurate inschatting geven van het aantal uur dat nodig zijn om deze op te lossen.
Administratie
Tot slot is het raadzaam om de administratie-afdeling nauw te betrekken bij de WBSO aanvraag. Op deze manier kan men waarborgen dat er een nauwkeurige urenverantwoording en een duidelijk overzicht van de kosten en uitgaven aanwezig zijn. In dit artikel geeft collega Pim Polman tips & inzichten voor het optimaal inrichten van de WBSO administratie.
Tip 2: plan vooruit
Voor het aanvragen van de WBSO dienen strategische keuzes gemaakt te worden. U moet bijvoorbeeld bepalen of u kiest voor het forfaitaire bedrag, of voor de werkelijke kosten en uitgaven. Deze keuze kan tussentijds niet gewijzigd worden. Het is daarom noodzakelijk om voor het gehele aankomende jaar al te bekijken welke kosten & uitgaven men verwacht op het gebied van R&D om geen voordeel mis te lopen. Meer informatie hierover vindt u hier.
Wees flexibel
Het is verstandig om flexibiliteit in te bouwen wanneer het bedrijf op regelmatige basis met nieuwe innovatieve projecten aan de slag gaat. Het kan dan gunstig zijn om meerdere (maximaal vier) WBSO-aanvragen in een kalenderjaar in te dienen met een kortere aanvraagperiode. Zo voorkomt u dat projecten niet meer tussentijds kunnen worden toegevoegd en kan voor alle projecten van het fiscaal voordeel worden genoten. Indien juist gewerkt wordt aan grotere ontwikkelprojecten kan het verstandig zijn om voor een langere aanvraagperiode te kiezen. Op deze manier hoeft er niet telkens opnieuw een nieuwe aanvraag ingediend te worden, en volstaan enkele updates. Dit voorkomt onnodige administratieve lasten.
Veranderende bedrijfsstructuur
Als laatste is het belangrijk om te anticiperen op veranderingen in bedrijfsstructuur. Indien u bijvoorbeeld verwacht dat de rechtsvorm van de onderneming in een aanvraagperiode wijzigt, is het van belang om voor zowel de oude, als de nieuwe rechtsvorm een aanvraag in te dienen.
Tip 3: verken alle financieringsmogelijkheden
De projecten en activiteiten die in aanmerking komen voor het fiscale voordeel van de WBSO vormen vaak een opstapje naar aanvullende financieringsmogelijkheden, zoals het MIT-instrument en de Innovatiebox. Middels de Innovatiebox worden alle winsten die worden behaald met innovatieve activiteiten belast tegen een lager belastingtarief. Om aanspraak te maken op de Innovatiebox dienen afspraken te worden gemaakt met de Belastingdienst. De WBSO-aanvraag kan fungeren als basis voor deze afspraken. Het is daarom belangrijk om de WBSO-aanvraag te voorzien van de juiste uitleg en onderbouwing om de kans op een succesvolle innovatieboxruling te vergroten. Op basis van de WBSO kan dus een uitgebreidere financieringsstrategie worden gevormd, en maximaal voordeel worden behaald.
Tip 4: doe uw huiswerk
Om te voorkomen dat een aanvraag niet in behandeling wordt genomen – wordt afgewezen – of dat er vertraging optreedt in het in behandeling nemen van een aanvraag door bijvoorbeeld een vragenbrief, is het creëren van overzicht belangrijk. Dit voorkomt namelijk dat aanvragen onduidelijk of incompleet zijn. De volgende handvaten kunnen u hierbij helpen:
Wie dient de aanvraag in?
De aanvraag dient altijd ingediend te worden door de onderneming waar de S&O-medewerkers op de loonlijst staan. Indien er S&O werkzaamheden verricht worden binnen zowel een werkmaatschappij als binnen de holding van een onderneming, dan dient er voor beide entiteiten een WBSO aanvraag ingediend te worden.
Welke (administratieve) zaken dienen vooraf geregeld te worden?
- Controleer het KvK-nummer, de juridische naam en het RSIN van de entiteit die WBSO aanvraagt.
- Bepaal of er vooraf BSNs moeten worden doorgegeven. Indien men eerder WBSO heeft opgevraagd dienen BSNs aangeleverd te worden van de werknemers die 2 jaar geleden het S&O-werk hebben uitgevoerd. Als men 2 jaar geleden geen gebruik heeft gemaakt van de WBSO dan geldt het forfaitair S&O uurloon.
- Formuleer duidelijke richtlijnen en plan vaste momenten voor de project- en uren administratie.
- Voor het indienen van een aanvraag dient men te beschikken over het juiste eHerkennings-niveau. Indien Hezelburcht de aanvraag verzorgt is deze al aanwezig.
Wat zijn belangrijke deadlines?
Houd een overzicht bij van de belangrijke deadlines. Tot waar loopt de aanvraagperiode? Wanneer dient een nieuwe aanvraag en de urenrealisatie te worden ingediend? Op deze manier kan tijdig de nodige voorbereiding getroffen worden en voorkomt men last-minute valkuilen en onvolledigheden. Ook hierin kan Hezelburcht een ontzorgende rol spelen.
Hulp nodig bij WBSO?
De deadline voor het indienen van een WBSO-aanvraag met startdatum 1 januari 2021 is zondag 20 december 2020. Met deze voorbereidende tips bent u op de juiste weg naar een efficiënte en volledige WBSO-indiening. Wat overblijft is het schrijven van een treffende aanvraag. Kunt u wel wat hulp gebruiken bij de voorbereidende werkzaamheden of het schrijven van een inhoudelijk sterke aanvraag? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!
Spar met een specialist
Of bel direct naar: 088 495 20 00
