Om WBSO subsidie aan te vragen moet u een aantal stappen doorlopen. Het begint met een innovatief projectidee, want u vraagt altijd WBSO aan vóórdat u begint met de S&O. Vervolgens begint het opstellen van de WBSO aanvraag. De WBSO aanvraag wordt ingediend in het aanvraagportaal van RVO. Mogelijk ontvangt u een afwijzing of een vragenbrief om het één en ander te verduidelijken. Zodra u een beschikking heeft kunt u beginnen met uw innovatieproject. Gedurende het project houdt u een S&O-administratie bij. Het voordeel wordt toegepast via de reguliere loonaangifte of inkomstenbelastingaangifte. Nadat het kalenderjaar is afgerond, dient u vóór 31 maart de WBSO-realisatie mededeling in.

Het WBSO aanvraagproces in vijf globale stappen:

Stap 1 – U heeft een innovatief projectidee

Uw organisatie heeft een innovatief projectidee bedacht om uit te voeren binnen de organisatie. Denk aan het creëren van een nieuwe ontwikkelingstechniek of een innovatief product. Vervolgens kijkt u naar de voorwaarden van WBSO subsidie om te achterhalen of u in aanmerking komt.

Stap 2 – Stel een WBSO aanvraag op en dien deze in 

Vervolgens begint het opstellen van de WBSO aanvraag. Dit kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. De volgende onderdelen bevatten een complete WBSO aanvraag:

1. Projectbeschrijving per S&O-project: dit is het belangrijkste onderdeel waarbij u goed moet weten waar RVO op beoordeelt:
   1. Wat gaat u ontwikkelen of onderzoeken?
   2. Wat zijn de technische knelpunten? Welke technische onzekerheden of problemen moet u oplossen?
   3. Wat wilt u bereiken?
   4. Welke werkzaamheden en concrete activiteiten voert u uit?
2. Urenraming: een onderbouwde schatting van de uren die u aan het S&O-werk besteed, inclusief wie er aan werkt
3. Kosten en uitgaven (optioneel): u kunt naast uren ook kosten en uitgaven opvoeren
   1. U kiest daarbij voor: forfaitair bedrag (een vaste opslag per uur, geen onderbouwing nodig) of werkelijke kosten en uitgaven (deze moeten gedetailleerd bijgehouden worden)
4. KVK-nummer en RSIN
5. BSN-nummers van S&O-medewerkers: voor bedrijven met personeel moet u alle BSN’s meesturen van medewerkers die twee jaar eerder S&O-activiteiten hebben uitgevoerd, dit is nodig voor berekening van het gemiddelde S&O-uurloon
6. Inloggen via eHerkenning: er is een eHerkenningsmiddel nodig op niveau 3 (eH3) met een machtiging ‘RVO diensten op niveau 3’
7. Mogelijke projectpartners

Aandachtspunten:

1. U vraag altijd WBSO vóór de startdatum van het project aan
2. Houd rekening met de deadlines en projectduur:
   1. Een WBSO project heeft altijd een looptijd van minimaal drie maanden
   2. Een aanvraag heeft altijd een einddatum op 31 december (daarmee is de deadline voor aanvragen altijd 30 september voor projecten in hetzelfde jaar)
3. Maximaal vier aanvragen per jaar

Bekijk hier belangrijke aspecten waarop RVO de aanvraag beoordeelt. Na indiening beslist RVO doorgaans binnen drie maanden, een volledige aanvraag voorkomt vertraging door extra vragen.

Nadat uw aanvraag compleet is met alle bovenstaande punten, dient u de aanvraag in in het WBSO aanvraagportaal. Mogelijk wordt uw aanvraag niet direct goedgekeurd en ontvangt u een vragenbrief. Zie hier meer informatie over wat te doen bij het ontvangen van een WBSO vragenbrief.

Stap 3 – Bijhouden van S&O-administratie tijdens de uitvoering van het projectidee

Nadat uw aanvraag is goedgekeurd kan u beginnen met de uitvoering van uw projectidee. Tijdens deze uitvoering is het noodzakelijk om een S&O-administratie bij te houden. Hierbij moet de volgende punten vastgelegd worden:

• Urenadministratie: de uren per project per dag per medewerker
• Projectadministratie: belangrijke documenten, verslagen en resultaten
• Administratie van kosten en uitgaven: een overzicht van de kosten en uitgaven

Mocht u hulp kunnen gebruiken bij het vastleggen van alle informatie tijdens de uitvoering van uw projectidee? Onze WBSO specialisten helpen u graag verder!

Stap 4 – Pas uw WBSO voordeel toe via loonaangifte of inkomstenbelastingaangifte

Na de uitvoeringsfase van uw projectidee kan u de WBSO subsidie verrekenen met uw belastingaangifte. Wanneer uw organisatie personeel op de loonlijst heeft staan, doet u dit via de loonheffing. Als zelfstandiger doet u dit via de inkomstenbelasting.

Stap 5 – Mededelen van de werkelijk gerealiseerde uren en kosten

Aan het einde van het kalenderjaar geeft u vóór 31 maart uw daadwerkelijk gerealiseerde S&O-uren en eventuele S&O-kosten/-uitgaven door aan de RVO: de WBSO-realisatie mededeling. Hiervoor heeft u het jaartotaal van S&O-uren, de S&O-kosten/-uitgaven en de BSN nummers van uw medewerkers nodig. Tijdens deze mededeling kunt u de uren nog wisselen van project, wat extra WBSO voordeel kan opleveren.

Bespaar tijd en optimaliseer uw WBSO voordeel met hulp van onze specialisten

Het indienen van een WBSO aanvraag kost veel tijd en moeite. Om de kans op goedkeuring te vergroten is het verstandig om hulp in te schakelen bij het opstellen van uw aanvraag. Dit geeft u de mogelijkheid om te blijven richten op uw eigen werkzaamheden. Onze specialisten hebben veel ervaring met het indienen van WBSO aanvragen. Wilt u vrijblijvend sparren met één van onze collega’s om te achterhalen wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan contact op met onze WBSO specialisten via 088 495 20 00, stuur een mail naar info@hezelburcht.com of vul het contactformulier in: