S&O-administratie WBSO subsidie
Zodra u een WBSO beschikking heeft of als u start met uw S&O-project (dat kan na indiening en nog voordat de aanvraag is goedgekeurd) moet u een S&O-administratie bijhouden voor uw Speur & Ontwikkelingsprojecten. Ook wel een WBSO-administratie genoemd. Het is belangrijk dat u uw werkelijke uren en eventuele kosten/uitgaven goed bijhoudt in een S&O-administratie want RVO kan deze administratie op elk moment controleren.
S&O-uren registreren: zo doet u dat in de praktijk
Als technisch projectleider of ontwikkelaar bent u zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van uw S&O-uren. Hezelburcht adviseert om dit minimaal wekelijks te doen. Bij voorkeur zelfs vaker, zodat u niet achteraf moet reconstrueren wat u wanneer heeft gedaan. U kunt hiervoor verschillende tools gebruiken: een Excel-urenstaat, tijdregistratiesoftware zoals Exact, of het urenschrijfsysteem dat Hezelburcht beschikbaar stelt aan haar klanten. Welk systeem u ook kiest, zorg dat u per urenregistratie altijd de volgende drie gegevens vastlegt:
- Welk S&O-project de uren betreffen
- Welke dag de werkzaamheden zijn uitgevoerd
- Welk technisch knelpunt of welke oplossingsrichting u heeft aangepakt
Dit laatste punt is in de praktijk de meest gemaakte fout: uren worden wel geregistreerd, maar zonder duidelijke koppeling aan een specifiek S&O-project of de bijbehorende technische probleemstelling. Bij een RVO-controle moet herleidbaar zijn welke technische stappen wanneer zijn gezet. Een losse tijdregistratie zonder projectkoppeling volstaat dan niet.
Hoe moet u de S&O-administratie bijhouden?
In een S&O-administratie moet u een aantal zaken bijhouden over (de status van) uw S&O-projecten:
- De uren (een urenadministratie): per project, per dag, per medewerker houdt u de uren bij die worden besteedt aan S&O. Een gestructureerde aanpak is nodig voor een effectief urenregistratiesysteem waarmee u alle uren kunt bij houden van alle S&O-medewerkers.
- De projecten (een projectadministratie): per project heeft u een duidelijk omschrijving van het type, de inhoud en de voortgang van de S&O-werkzaamheden. Hierin verzamelt u alle belangrijke documenten die betrekking hebben op het project. Bijvoorbeeld ook vergaderstukken, rapportages, tekeningen, foto’s van prototypes etc.
- De eventuele kosten/uitgaven (kosten/uitgaven administratie): heeft u ook kosten/uitgaven opgevoerd in uw WBSO aanvraag? Dan moet u per project alle kosten en uitgaven bijhouden, hierbij moet u aantonen dat deze direct toerekenbaar zijn aan de in de beschikking genoemde projecten.
WBSO controle door RVO
Het kan voorkomen dat u een (desk)controle krijgt van RVO. RVO voert namelijk steekproefsgewijs controles uit om erop toe te zien dat bedrijven voldoen aan de WBSO voorwaarden. Hierbij controleer RVO de S&O-administratie. RVO controleert:
- Of de aard, inhoud en voortgang van uw S&O-projecten klopt en wordt bijgehouden
- Of de S&O-uren worden uitgevoerd zoals vastgelegd in de beschikking
- Of de S&O-medewerkers op de loonlijst staan en of hun uren per dag en per project worden bijgehouden
- Of de vastgestelde S&O uurlonen kloppen
- Of de S&O kosten en uitgaven worden bijgehouden in het geval van niet-forfaitaire kosten en uitgaven
Hulp bij uw S&O-administratie of bij een controle
Hezelburcht is al sinds 1995 expert in WBSO subsidie. Onze Compliance Officers zijn als geen ander in staat om ervoor te zorgen dat uw S&O-administratie op orde is. Wij doen dit door een (proef)controle bij u uit te voeren. Hierbij leveren we een rapport op met concrete aanbevelingen en verbeterpunten. Indien u een controle krijgt van RVO kunt u contact opnemen met onze specialisten zodat we u tijdig kunnen helpen om de controle goed door te komen. Schakel onze hulp in via info@hezelburcht.com, bel direct naar: 088 495 20 00 of vul het contactformulier in:
