Sterk in de WBSO-controle: hoe een goede voorbereiding het verschil maakte bij Zens
Voor organisaties die gebruikmaken van de WBSO is een goede projectadministratie essentieel. Niet alleen om de subsidie correct aan te vragen, maar ook om tijdens een eventuele controle te kunnen aantonen wat er precies is ontwikkeld en hoe projecten zijn uitgevoerd. Toen Zens, ontwikkelaar van draadloze oplaadsystemen, te maken kreeg met een WBSO-controle door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), kwam de vraag: is de administratie volledig en voldoet deze aan alle eisen uit de wet- en regelgeving?
De uitdaging: aantoonbare en consistente projectadministratie
Bij de WBSO moet een organisatie een sluitende projectadministratie bijhouden. Denk daarbij aan een duidelijke urenregistratie, projectdocumentatie en onderbouwing van de uitgevoerde ontwikkelingswerkzaamheden. Tijdens een controle beoordeelt RVO of deze administratie voldoende inzicht geeft in het ontwikkelproces en of de opgevoerde uren daadwerkelijk aan WBSO-activiteiten zijn besteed.
Zens wilde zich goed voorbereiden op het gesprek met RVO, zodat zij helder en consistent kon toelichten welke technologische ontwikkelingen waren gerealiseerd en hoe de projecten waren uitgevoerd. Een goede voorbereiding is daarbij cruciaal om onzekerheid te verminderen en het risico op correcties te voorkomen.
Onze aanpak: pre-audit en gerichte voorbereiding
Om Zens optimaal te ondersteunen, voerden we eerst een pre-audit uit. Hierbij hebben we de bestaande uren- en projectadministratie zorgvuldig gecontroleerd en praktische verbeterpunten gegeven om de vastlegging volledig subsidie-proof te maken. Vervolgens hebben we de organisatie voorbereid op het gesprek en waren we tijdens het gesprek aanwezig, zodat het gestructureerd en helder verliep.
Het resultaat: een constructieve controle zonder correcties
De controle verliep constructief en in het uiteindelijke rapport van RVO werden geen correcties opgenomen. Daarmee beschikt Zens nu aantoonbaar over een sterke basis voor WBSO-compliance. Bovendien heeft de organisatie haar werkwijze rondom project- en urenregistratie verder verbeterd, waardoor toekomstige WBSO-trajecten efficiënter en beter onderbouwd kunnen worden uitgevoerd.
Hartelijk dank voor jullie waardevolle ondersteuning. Mede dankzij jullie inzet verliep het gesprek met RVO op een prettige, constructieve en leerzame manier. - Zens
