Wanneer u gebruikmaakt van WBSO subsidie, kan de RVO een WBSO-controle uitvoeren. Hier beoordeelt RVO steekproefsgewijs of uw gerealiseerde S&O-werkzaamheden en opgegeven kosten/uitgaven daadwerkelijk overeenkomen met de door u ingediende aanvraag en realisatiemededeling. Hoewel deze controles altijd vooraf worden aangekondigd, wilt u niet voor verrassingen komen te staan. Het is dus belangrijk om altijd goed voorbereid te zijn op eventuele controles.

Wat wordt er gecontroleerd tijdens een WBSO-controle?

Tijdens een WBSO-controle worden niet alleen de geschreven S&O-uren gecontroleerd door de RVO, maar ook de projectadministratie, technische voortgang, realisatiemededeling en het vastgestelde S&O-uurloon. Vooraf kan RVO vragen om:

• De urenadministratie per medewerker, per dag en per project;
• Een gebruikte WBSO-rekentool;
• Gegevens uit eerdere jaren.

Tijdens een controlebezoek moet daarnaast de volledige administratie beschikbaar zijn, waaronder afwezigheidsregistraties, medewerkers- en functieoverzichten, loonadministratie en technische projectdocumentatie.

Wanneer na de controle blijkt dat de WBSO administratie niet op de juiste wijze wordt uitgevoerd of dat de S&O werkzaamheden niet overeenkomen, kan er een boete worden opgelegd. Dit wilt u uiteraard voorkomen.

Welke informatie moet u kunnen aantonen?

Met alleen de aanwezigheid van deze documenten bent u er nog niet. Uit de administratie moet per project eenvoudig en duidelijk blijken:

• Welk technisch knelpunt is onderzocht;
• Welke technische werkzaamheden zijn uitgevoerd;
• Hoe het project zich heeft ontwikkeld;
• Welke medewerkers daaraan hebben bijgedragen;
• Hoe de geregistreerde uren op deze werkzaamheden aansluiten.

Hoe moet u deze informatie aantonen?

Bovenstaande informatie hoeft niet punt voor punt uitgewerkt te zijn, maar mag verspreid worden over verschillende urenstaten, Jira, Git, technische notities, testresultaten, correspondentie en voortgangsrapportages. Deze bronnen moeten echter wel één logisch en consistent ontwikkeltraject laten zien. Een Jira-ticket, Git-commit of testverslag is daarom pas overtuigend wanneer duidelijk is bij welk WBSO-project het hoort, op welk technisch vraagstuk het betrekking heeft, wanneer het werk is uitgevoerd en wie eraan heeft bijgedragen.

U kunt tijdens een WBSO-controle mondelinge toelichting geven als aanvullende context, maar de belangrijkste verbanden moeten al uit de project- en urenadministratie blijken. Dit betekent dat niet de hoeveelheid documentatie, maar de herleidbaarheid ervan bepalend is.

Ondersteuning van Hezelburcht bij uw WBSO-controle

Om optimaal voorbereid te zijn op een eventuele WBSO-controle, kunnen onze specialisten een proefcontrole uitvoeren. Met deze WBSO-controlescan beoordelen wij uw dossier vanuit het perspectief van een controle. Daarbij toetsen wij onder meer:

• De aansluiting tussen de goedgekeurde aanvraag en de uitvoering;
• De koppeling tussen medewerkers, uren en technische werkzaamheden;
• De aansluiting tussen urenadministratie, afwezigheid en loonadministratie;
• De vastlegging van aard, inhoud en voortgang per project;
• De aansluiting tussen administratie en realisatiemelding.

Het doel is dus niet om een zo uitgebreid mogelijk dossier op te stellen, maar een dossier waarin een externe beoordelaar snel en logisch kan volgen wat is ontwikkeld, door wie en binnen welk goedgekeurd project.

Laat een WBSO-controlescan uitvoeren!

Benieuwd of uw administratie op orde is en of u optimaal voorbereid bent op een WBSO-controle? Onze specialisten hebben veel ervaring en helpen u graag door een WBSO-controlescan uit te voeren. Zij nemen een kijkje in uw administratie, zodat u goed door eventuele controles komt.

Sparren over de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact op via info@hezelburcht.com, bel naar 088 495 20 00 of vul het contactformulier in.

Contactformulier