Deel 3: Tips ‘n tricks voor S&O-kosten en uitgaven in de WBSO
Vorige week in deel 2 van ‘Tips ‘n tricks voor S&O-kosten en uitgaven in de WBSO’ bespraken we de verschillen tussen S&O-kosten en -uitgaven en twee bijbehorende knelpunten: het gebrek aan flexibiliteit binnen het specificeren van kosten en uitgaven & de onduidelijkheid over het aanschaffen van software-licenties. In het derde en laatste deel van de serie ga ik dieper in op de administratieve uitdaging die bij WBSO subsidie komt kijken.
Een technische innovatieregeling als de WBSO vergt een goede afstemming tussen financiële afdelingen en de technische (innovatie-) afdelingen. Dit is geen vanzelfsprekendheid, gezien de achtergrond van de medewerkers en soms ook van de belangen van de afdeling. Het zou dan ook fijn zijn als de regeling de administratie hieromheen niet nog moeilijker maakt dan dat het al is. Helaas, helaas.
Knelpunt 5: tegenstelling tussen standaard boekhoudkundige regels en WBSO-regels
Normaal gesproken worden kosten geboekt op het moment van facturatie. Deze praktijk wordt ook door de fiscus geadviseerd. De WBSO-regeling hanteert echter andere regels (terwijl het een fiscale regeling is!), zowel voor kosten als voor uitgaven. Kosten moeten volgens de WBSO worden geboekt op moment van ge- of verbruik.
Dus, kosten voor een externe test worden geboekt op de datum dat de test daadwerkelijk is uitgevoerd, de materiaalkosten voor de bouw van een prototype kunnen pas worden opgevoerd zodra de materialen worden verwerkt. Maar de uitgaven voor het bouwen van een testomgeving mogen pas worden opgevoerd als de testomgeving gereed is en voor het eerst gebruikt wordt!
Een machine waarmee S&O wordt uitgevoerd mag slechts voor het deel van de tijd dat deze voor S&O wordt ingezet worden opgevoerd. Nu is dit nog wel logisch, maar als de machine begin december in gebruik wordt genomen en er in de periode tot aan Kerst alleen maar S&O-werk wordt uitgevoerd, mag de machine alsnog volledig voor S&O-uitgaven worden opgevoerd! Steek je de stekker echter op twee januari in het stopcontact, dan komt de uitgave niet alleen voor een veel kleiner deel in aanmerking voor WBSO, maar moet deze ook volledig op het nieuwe aanvraagjaar worden geboekt. En dan maar hopen dat dit op tijd bekend is, zodat de uitgave ook voor het nieuwe kalenderjaar is aangevraagd…
Deze regels binnen WBSO subsidie zijn misschien wel verdedigbaar vanuit het perspectief van de S&O-werkzaamheden, maar komen niet overeen met de geldende boekhoudkundige regels waardoor veel ondernemingen dit qua administratie nauwelijks kunnen bijhouden. Gevolg is dat bedrijven kosten en met name uitgaven missen, en dat de administratieve uitdaging en verwarring van WBSO subsidie leidt tot terugbetalingen bij controles.
Kan RVO de knelpunten oplossen?
Wij overleggen regelmatig met RVO om deze knelpunten aan te kaarten en tot oplossingen te komen. Want we zijn zelf erg benieuwd of RVO duidelijkheid kan scheppen over verschillende kwesties rondom kosten en uitgaven.
In de tussentijd adviseren wij u zo goed mogelijk over hoe met deze regelgeving om te gaan. Heeft u ondertussen vragen over kosten en uitgaven? Neem dan contact met ons op via info@hezelburcht.com of bel naar 088 495 20 00. Onze WBSO-specialisten helpen u graag! En mochten wij het antwoord niet hebben, dan hebben we weer een knelpunt waarmee we onze contactpersonen binnen RVO kunnen lastigvallen, dat kan natuurlijk ook.
