Deel 2: Tips ‘n tricks voor S&O-kosten en uitgaven in de WBSO
Zoals vorige week besproken in deel 1 van Tips ‘n tricks voor S&O-kosten en uitgaven in de WBSO, zijn wat mij betreft de belangrijkste verbeteringen binnen WBSO subsidie te behalen op het gebied van de S&O-kosten en uitgaven in deze regeling.
Om speur- en ontwikkelingswerk (S&O) uit te kunnen voeren zijn, naast de investering in S&O-uren door eigen werknemers, ook vaak kosten en uitgaven nodig. Die S&O-kosten en uitgaven komen daarom ook in aanmerking voor WBSO-subsidie. Het gaat dan bijvoorbeeld om de aanschaf van materialen voor testen of prototypes, licentiekosten van bijzondere software of de huur van ruimtes en apparatuur.
Maar waar het bij het aanvragen van WBSO-subsidie voor S&O-uren duidelijk en rechttoe rechtaan is, ontstaat er bij S&O-kosten en -uitgaven vaak onduidelijkheid en discussie.
Bovendien merken we dat RVO met name vragenbrieven stuurt bij WBSO-aanvragen waarbij ook kosten en uitgaven zijn aangevraagd. Onze WBSO-specialisten leggen de knelpunten bloot van kosten en uitgaven.
Maar eerst een klein stukje uitleg over S&O-kosten en S&O-uitgaven volgens RVO:
Het verschil tussen kosten en uitgaven binnen de WBSO
RVO maakt onderscheid tussen S&O-kosten en S&O-uitgaven in een WBSO-aanvraag. Het verschil tussen kosten en uitgaven legt RVO als volgt uit:
“Uitgaven zijn nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om speur- en ontwikkelingswerk (S&O) mee te doen. Dit zijn dus investeringen. Kosten zijn alle andere zaken die zijn betaald voor het doen van eigen S&O. Dit betreft vaak verbruiksgoederen, materialen of werk dat bij derden wordt neergelegd.”.
Voorbeelden van kosten en uitgaven:
- Kosten: de aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en onderdelen die nodig zijn voor het doen van proeven of het maken van proefpartijen; de aanschaf van materialen of onderdelen voor het maken van een prototype; de kosten voor het laten vervaardigen van prototypes; de aanschaf van licenties voor specifieke softwaretools of ICT-tools die noodzakelijk zijn voor het zelf ontwikkelen van technisch nieuwe programmatuur; kosten voor de huur van apparatuur of (delen van) gebouwen die uitsluitend gebruikt worden voor de eigen S&O-werkzaamheden.
- Uitgaven: nieuwe gebouwen of delen daarvan die direct toerekenbaar en dienstbaar zijn aan de eigen S&O-werkzaamheden; de aanschaf van nieuwe apparatuur of instrumenten die specifiek bedoeld zijn voor het vervaardigen van modellen, proefbatches, of prototypes; de aanschaf van ICT-middelen specifiek bedoeld voor eigen S&O-werkzaamheden.
De knelpunten van kosten en uitgaven
De definitie is in theorie dus duidelijk, maar in de praktijk lopen wij met enige regelmaat tegen knelpunten aan. En knelpunten moeten opgelost worden, toch RVO?
Knelpunt 3: striktheid in specificeren kosten en uitgaven staat haaks op flexibiliteit van S&O-uren
Een knelpunt waar onze WBSO-specialisten tegenaan lopen, is dat we bij kosten moeten specificeren in kostenposten en daar mogen bedrijven niet meer vanaf wijken. Bijvoorbeeld: als ik kosten opvoer voor materialen die nodig zijn voor het maken van een prototype en ik besluit gedurende het S&O-project dat ik het prototype door een derde partij wil laten bouwen, dan mag het bedrag van de opgevoerde materiaalkosten niet meer worden gebruikt, omdat de kosten uiteindelijk niet aan materiaal zijn uitgegeven, maar aan een derde partij die het prototype heeft gemaakt.
Deze rigiditeit binnen kosten/uitgaven staat haaks op de flexibiliteit bij de inzet van S&O-uren. In de officiële wettekst is geen informatie terug te vinden hierover.
Knelpunt 4: onduidelijkheid over de aanschaf van software-licenties
Een veelvoorkomende discussie betreft de aanschaf van software-licenties. Want is de aanschaf van een software-licentie, zoals bijvoorbeeld een FEM-tool om sterkteberekeningen te doen, een kostenpost of is het een investering?
Volgens de WBSO-handleiding zijn software-licenties kosten. En dat terwijl kosten over het algemeen ‘verbruikt’ worden. Is de reden daarvoor dat anders bijgehouden moet worden wie op welk moment de software gebruikt? Is dat haalbaar?
Een ander probleem ontstaat bij ‘floating licenties’ waarbij in één licentie een onbeperkt aantal computers toegang krijgt tot de software. Of hoe kunnen we het beste omgaan met het opvoeren van deze kosten als een licentie een aanschafprijs heeft, maar ook jaarlijkse licentiekosten.
Deze vraagstukken leveren in de praktijk problemen op bij het opvoeren van legitieme licentiekosten binnen een WBSO-aanvraag.
What’s next in deel 3?
Zo, genoeg knelpunten voor vandaag. Het is tenslotte wel de bedoeling dat technische ondernemingen nog het nut van de WBSO blijven inzien 😉.
Volgende week in het derde deel en tevens het slot van ‘Tips ‘n tricks voor S&O-kosten en uitgaven in de WBSO’: hoe de regeling de toch al moeizame samenwerking tussen technici en financials verder bemoeilijkt. Benieuwd welke knelpunten we hier behandelen? Houd onze website en LinkedIn-pagina in de gaten!
Meer informatie over WBSO subsidie of benieuwd wat uw subsidiemogelijkheden zijn? Neem contact op via info@hezelburcht.com of bel naar 088 495 20 00 om een vrijblijvende kennismaking in te plannen. U kunt ook het contactformulier invullen.
